A gépjárművek költségelszámolásának alapvető szabályai

A cégautók költségének elszámolásait valamint a hozzá kapcsolódó adókötelezettségeket veszi számba a cikk.

I. A személyi jövedelemadó rendszerében a gépjármûvekkel kapcsolatos költségek elszámolására általában kétféle okból kerül sor. Egyrészt azért, mert a magánszemély a saját tulajdonában lévõ gépjármû – többnyire személygépkocsi – hivatalos célú használatáért költségtérítést kap, és a kapott összeggel szemben számolja el a hivatalos utak költségeit, másrészt valamely önálló tevékenységéhez használja a jármûvét, és e bevételével szemben számolja el az üzleti utak költségeit.

I./1. A saját tulajdonban lévõ személygépkocsi hivatalos célú használatáért a magánszemély alapvetõen kétféle formában kaphat költségtérítést.

a) A költségtérítés egyik módja az, amikor a magánszemély átalány jellegû költségtérítésben részesül. Erre legtöbbször akkor kerül sor, amikor a magánszemély a saját személygépkocsiját
rendszeresen használja hivatalos célra.
A kapott összeg ekkor adóköteles bevételnek számít, amellyel szemben a felmerült költségek az üzleti (hivatali) utakra (futásteljesítmény) számolhatók el. A költségek elszámolása – a magánszemély választásától függõen – kétféle módszerrel történhet.
Az egyik módszer szerint a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma3 szerinti üzemanyag-felhasználás költsége és a számlával (bizonylattal) igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek számolhatók el a hivatali célú használat arányában. Mivel a költségtérítéssel szemben csak a hivatalos célú használatra jutó költségeket lehet érvényesíteni, a helyes arány megállapítása céljából a hivatalos utakról4 útnyilvántartást kell vezetni. (Az útnyilvántartás egyébként minden esetben a jármûvekkel kapcsolatos költségelszámolás alapbizonylata.)

Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármû típusát, forgalmi rendszámát és az üzemanyagnormát, és mindazokat az adatokat, amelyek a költségelszámoláshoz szükségesek.
A legfontosabb ezek közül a hivatalos céllal megtett kilométerek száma. A gépjármûvel kapcsolatos költségek üzemanyagköltségbõl és fenntartási, javítási, felújítási költségekbõl állnak. Az üzemanyag-felhasználás költségét az útnyilvántartásban szereplõ üzleti (hivatalos) célból megtett kilométerek alapján a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normák figyelembevételével lehet elszámolni. A kormányrendelet egyrészt gépkocsitípusonként, másrészt a gépkocsi lökettérfogata szerint határozza meg a fogyasztási normát. A magánszemély választhat a kétféle fogyasztási norma közül. Egy adóéven belül azonban vagy az egyik vagy a másik mértéket lehet alkalmazni, a kétféle fogyasztási normát vegyesen nem. Az üzemanyag áraként vagy az APEH által közzétett ár, vagy a számlák szerinti üzemanyagár vehetõ figyelembe a költségelszámolás során.
Az üzemanyagköltség elszámolásánál nem alkalmazhatja az APEH által közzétett üzemanyagárat az a magánszemély, aki az üzemanyag forgalmi adóját az áfatörvény szabályai szerint levonja. Ilyenkor az üzemanyagköltség elszámolása – az áfa levonása után – kizárólag tételesen, számlák alapján történhet. A számla alapján elszámolt üzemanyagmennyiség ebben az esetben sem lehet több, mint az üzemanyag-fogyasztási normával számított mennyiség. A választott ártól az adott negyedévben nem lehet eltérni.
A személygépkocsi fenntartásával, javításával és felújításával kapcsolatos egyéb költség számlák alapján, az útnyilvántartás szerinti arányban számolható el. Értékcsökkenési leírás címén elszámolható továbbá az éves összes bevétel 1 százaléka, de legfeljebb a személygépkocsi beszerzési árának 10 százaléka egy alkalommal, a használatbavétel évében.
A költségelszámolás másik módszere lényegesen egyszerûbb. Ennek alkalmazásánál az üzemanyagköltséget az elõzõekben leírtak szerint, minden más, az elõzõ bekezdésben felsorolt költség címén pedig kilométerenként 9 Ft általános személygépkocsi-normaköltséget lehet elszámolni a kapott költségtérítéssel szemben. A költségelszámolás alapja e módszer alkalmazásánál is a hivatalos utakról vezetett útnyilvántartás.
A magánszemélynek választási lehetõsége van a két költségelszámolási módszer között. Választása azonban egész évre és valamennyi általa használt személygépjármûre vonatkozik. A két módszert egy adóéven belül vegyesen nem lehet alkalmazni.

b) A magánszemély saját személygépjármûvének hivatali célú használatáért a munkáltatótól kiküldetési rendelvény alapján is kaphat költségtérítést. Ha a térítés mértéke nem több a jogszabály szerint igazolás nélkül elszámolható mértéknél (ez a mérték a hivatalos célra megtett kilométerekre a kormányrendeletben meghatározott üzemanyag-fogyasztási norma alapján az APEH által közzétett üzemanyagárral számított üzemanyagköltség és a kilométerenkénti 9 Ft személygépkocsi-normaköltség), akkor azt bevételként nem kell a magánszemélynél figyelembe venni. Ha a munkáltató a jogszabályban meghatározott mértéket meghaladó térítést fizet, akkor a teljes összeg adóköteles bevételnek minõsül, amellyel szemben a költségek elszámolhatók.
A költségelszámolást illetõen ekkor a magánszemélynek választási lehetõsége van. Vagy az elõzõekben részletezett bizonylat nélkül elszámolható mértéket veszi figyelembe költségként, és a térítés fennmaradó része után fizet adót, vagy a felmerült költségeket az a) pontban leírt módszerrel számolja el.
A törvény kötelezõen elõírja a kiküldetési rendelvény tartalmi követelményeit. Eszerint a kiküldetési rendelvény a munkáltató által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, idõtartamát, útvonalát, a futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, az élelmezési költségtérítést, valamint ezen költségtérítés(ek) kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.)
A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a munkáltató, másolatát a magánszemély a bizonylatmegõrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megõrzi.

c) Amennyiben a magánszemély saját tulajdonú tehergépjármûvét használja a kifizetõ érdekében, akkor költségei megtéríthetõek akár átalány formájában, akár kiküldetési rendelvény alapján. Lényeges különbség azonban, hogy a 9 Ft-os személygépkocsi normaköltség, illetve a kiküldetési rendelvény alapján igazolás nélkül elszámolható költségek szabálya tehergépjármûvek esetében nem alkalmazható.

I./2. Az autópálya-matrica juttatása esetén a magánszemély saját (vagy bérelt, kölcsönvett) személygépkocsijának hivatali, üzleti használata mellett is keletkezik adókötelezettség. Ekkor a matrica érvényességi idõszakában a hivatali, üzleti használat díjköteles útszakaszokra vonatkozó, útnyilvántartással alátámasztott tételes kimutatása alapján a matrica árának a magáncélú használattal arányos része után a kifizetõt terheli a természetbeni juttatásokra vonatkozó rendelkezések szerinti adókötelezettség. Ha a magáncélú használat elõzõek szerinti meghatározása nem lehetséges vagy a magánszemély az ezzel járó nyilvántartást nem vezeti, a kifizetõ választhatja, hogy az említett kötelezettségeket a matrica árának 50 százaléka után teljesíti. A kifizetõ választása nem adóévre szól, hanem minden egyes autópálya bérlet, matrica, tíz vagy négynapos útdíjra külön-külön dönthet az 50 százalékos adóalap választásáról. A cégautóhoz megvett matricára mindez nem vonatkozik, mert a törvény kimondja, hogy a cégautóadó megfizetése, illetve a magáncélú használat megtérítése az úthasználat és a cégautóval összefüggõ más kiadások tekintetében is rendezi a magánhasználat miatti adókötelezettséget (az egyéni vállalkozó esetében is).
I./3. Azok a magánszemélyek, akik valamely más tevékenységbõl (pl. egyéni vállalkozásból, mezõgazdasági kistermelésbõl, gépjármûvük karosszériájának, mint reklámhordozó felületnek a bérbeadásából stb.) származó bevétellel szemben a tételes költségelszámolást – azaz nem a 10 százalékos költséghányadot – alkalmazzák (az szja törvény 3., illetõleg 11. számú melléklete alapján), a bevétel megszerzése érdekében felmerült gépkocsihasználat költségeként a törvény melléklete szerinti módszerek valamelyikével meghatározott költségeket vehetik figyelembe. Ez azt jelenti, hogy a bevételüket – egyéb igazolt költségeik mellett – a jelen tájékoztató I/1. pont a) alpontjában foglaltakat szerint megállapított költségekkel csökkenthetik. A kizárólag jövedelemszerzési célból megtett utakról a magánszemély, az egyéni vállalkozó ebben az esetben is útnyilvántartás vezetésére köteles. Az útnyilvántartás jelen esetben a jövedelemszerzési célból és a magáncélból megtett utak elkülönítésére szolgál.
Az egyéni vállalkozónak9 és a mezõgazdasági õstermelõnek10 – az elõzõeken túlmenõen – lehetõsége van arra is, hogy útnyilvántartás vezetése helyett havi 500 kilométernek megfelelõ költséget számoljon el a személygépkocsi üzemi célú használata miatt. Ekkor azonban a fenntartási költségek kizárólag a kilométerenkénti 9 Ft normaköltség alkalmazásával számolhatók el. Ez a módszer a tehergépjármûvek költségelszámolása során nem alkalmazható. Az úthasználat díja az út használatára való jogosultság idõszakában a díjköteles
útszakaszon megvalósult üzleti célú futásteljesítmény arányában számolható el.
További speciális szabály az, hogy amennyiben az egyéni vállalkozó a gépjármû után megfizeti a cégautó-adót, akkor útnyilvántartás vezetésére nem köteles, és az éves
futásteljesítmény egésze hivatali célúnak minõsül. Ezen túl, a cégautó-adó megfizetése esetén
az egyéni vállalkozó a személygépjármû értékcsökkenési leírását az szja-törvény 11. számú
mellékletének II. pontja szerint, azaz öt év alatt számolhatja el.
Bármelyik költségelszámolási módszer választása esetén a gépjármû tulajdonjogát igazolni kell egy esetleges adóellenõrzés során. A tulajdonjog igazolása a kötelezõ gépjármû felelõsségbiztosítás befizetését igazoló szelvénnyel történik, amelyet az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell õrizni.

II. A Tao. törvény11 hatálya alá tartozó adózó a jármûvek bekerülési értékét (beszerzési árát) a tárgyi eszközökre vonatkozó általános szabályok szerint számolhatja el.
Ebbõl következik a számviteli elszámolásra és a társasági adóalap meghatározására egyaránt érvényes fõszabály, hogy ezen eszközök bekerülési értékét értékcsökkenési leírás útján kell figyelembe venni.
A Tao. törvény alanya a tulajdonában lévõ gépjármûve(i) beszerzési, fenntartási, karbantartási, javítási, valamint üzemanyag-költségeit a számviteli törvény elõírásának megfelelõen kizárólag szabályszerûen kiállított számlák alapján érvényesítheti. Az ilyen módon dokumentált költségeket (üzemanyag-költségnél a felhasználást alátámasztó útnyilvántartás alapján) a Tao. törvény az adóalapnál is elismeri.

A Tao. törvény alapján12 a vállalkozási tevékenység érdekében felmerülõ költségnek, ráfordításnak minõsül a cégautó használata, fenntartása és üzemeltetése révén felmerült költség, ráfordítás, ideértve az azzal összefüggõ, törvényen alapuló, az államháztartás valamely alrendszere számára történõ kötelezõ befizetést is.

III. A kifizetõ tulajdonában lévõ vagy bármely más jogcímen használt személygépkocsi magáncélú használata esetén a kifizetõnek cégautóadót és annak 25%-át kitevõ egészségügyi hozzájárulást kell fizetnie. A munkaviszony keretében biztosított cégautó adójának 25%-a után 3% munkaadói járulékot is kell fizetni.

IV. A cégautó magáncélú használatába beletartozik az úthasználat és minden más berendezés vagy szolgáltatás (pl. garázs, parkolás) használata is. Erre tekintettel a cégautóadó megfizetésével az ilyen magáncélú felhasználások miatt külön nem keletkezik adófizetési kötelezettség. A cégautóadó fizetésére az a kifizetõ köteles, aki (amely) a magánszemély(ek) számára a magáncélú használatot biztosítja (lehetõvé teszi). A cégautóadó fizetésére kötelezettnek a személygépkocsi tulajdonosát – ha a tulajdonos és az üzembentartó (üzemeltetõ) személye eltér, akkor üzembentartóját (üzemeltetõjét) – kell tekinteni, kivéve, ha okirattal bizonyítja, hogy a személygépkocsi használatának átengedésére kizárólag más személy jogosult. Ez utóbbi esetben a személygépkocsi használatának átengedésére kizárólagos jogosult más kifizetõ köteles a cégautóadót megfizetni.
Magáncélú használatnak az minõsül, ha bármely körülmény vagy dokumentum (így különösen a tárolás helye, illetve az irányadó belsõ szabályzat, szerzõdés, útnyilvántartás) alapján megállapítható, hogy a cégautót magánszemély(ek) – akár állandó, akár eseti jelleggel, a cégautó egyéb használatától függetlenül – személyes célra (is) használja (használják), vagy használhatja (használhatják). Személyes (magáncélú) használatnak minõsül a lakóhelyrõl a munkahelyre, székhelyre, telephelyre történõ bejárás is, kivéve, ha az említett útvonalon történõ használat kiküldetés (kirendelés), külföldi kiküldetés, külszolgálat keretében történik.

A cégautó után az adó havonta fizetendõ mértéke a következõ:
A személygépkocsi
beszerzési ára (Ft)
A
személygépkocsi
beszerzésének
évében és az azt
követõ 1–4.
évben (Ft)
A
személygépkocsi
beszerzésének
évét követõ 5. és
további években
(Ft)
1–500 000 6000 3000
500 001–1 000 000 8000 4000
1 000 001–2 000 000 12000 6000
2 000 001–3 000 000 20000 10000
3 000 001–4 000 000 26000 13000
4 000 001–5 000 000 32000 16000
5 000 001–8 000 000 42000 21000
8 000 001– 10 000 000 60000 30000
10 000 001–15 000 000 82000 41000
15 000 000 felett 112000 56000

A cégautóadót a kifizetõnek havonta meg kell állapítania, valamint a tárgyhónapot követõ hó 12-ig meg kell fizetnie, illetve be kell vallania a kötelezettségei között13. Az adókötelezettség
tekintetében minden olyan hónap, amelyben a kifizetõ – bármely rövid idõtartamra – magáncélú használatot biztosított (tett lehetõvé), egész hónapnak számít. A cégautóadó fizetésére kötelezett kifizetõ személyében bekövetkezett változás esetén az új kifizetõt a változás hónapját követõ hónaptól terheli a cégautóadóval összefüggõ minden kötelezettség. Ha a cégautóadó fizetésére kötelezett kifizetõ a személygépkocsit üzletszerûen kölcsönzõ, bérbeadó kifizetõtõl (más személytõl) nem a teljes naptári hónapra szerezte meg a cégautó használatának jogát, akkor a cégautóadó havonta fizetendõ mértéke – az elõbbiektõl eltérõen – a táblázat szerint megállapított adótétel egyharmincad részének és a használat alapjául szolgáló jogviszony (így különösen a bérlet) fennállása napjai számának szorzata, ha ez alatt az idõszak alatt a kifizetõ – bármely rövid idõtartamra – magáncélú használatot biztosított.

A személygépkocsi beszerzési ára:
a) a személygépkocsinak az üzembe helyezése idõpontjára a számvitelrõl szóló törvény14 rendelkezéseinek megfelelõen megállapított bekerülési (beszerzési és elõállítási) értéke, egyéni vállalkozó által üzembe helyezett személygépkocsi esetében a személygépkocsinak az üzembe helyezés idõpontjára az szja-törvény rendelkezései szerint megállapított beruházási költsége;
b) a személygépkocsinak a magáncélú használat elsõ napjára megállapított szokásos piaci értéke, ha a cégautóadó fizetésére kötelezett kifizetõ bármely okból nem ismeri a személygépkocsi a) pont szerinti beszerzési árát.
Ha a cégautóadó fizetésére nem az a kifizetõ (más személy) kötelezett, aki (amely) a cégautót a magáncélú használatot megelõzõen üzembe helyezte, akkor e kifizetõ (más személy) nyilatkozhat a cégautóadó fizetésére kötelezett kifizetõnek a cégautó beszerzési áráról. A cégautó szokásos piaci értékét a cégautónak megfelelõ személygépkocsi forgalmazását üzletszerûen végzõ vállalkozás – a cégautó beszerzésének idõpontját figyelembe vevõ, a valóságnak megfelelõ – írásba foglalt nyilatkozata alapján is meg lehet állapítani.

A cégautó beszerzésének éve a tulajdonjog megszerzésének éve, ha azonban a cégautóadó megfizetésére nem a tulajdonos kötelezett, akkor az adófizetés alapjául szolgáló jogviszony keletkezésének (így különösen a bérleti szerzõdés, a lízingszerzõdés megkötésének) az éve. Az eva hatálya alatt az egyéni vállalkozót, a jogi személy, a jogi személyiség nélküli gazdasági társaság adóalanyt, továbbá magánszemély tagját, volt tagját (örökösét) nem terheli
a cégautóadóval összefüggésben adókötelezettség.
Nem kell megfizetni a cégautóadót meghatározott célokra használt személygépjármûvek esetében, így azon személygépkocsi után:

• amelyet megkülönböztetõ fény- és figyelmeztetõ jelzést adó készülékkel szereltek fel (az errõl szóló belügyminisztériumi rendelet alapján), továbbá, amelyet az egyházak, egyházi karitatív szervezetek kizárólag alapfeladataik ellátásához üzemeltetnek;

• amelyet postai szolgáltatás (SZJ 64.11.1.), közmûhiba- elhárítás, kegyeleti szolgáltatás céljából üzemeltetnek, továbbá amelyet a személygépkocsi-kereskedelemmel üzletszerûen foglalkozó kifizetõ kizárólag továbbértékesítési céllal szerzett be, valamint amelyet a társas vállalkozás taxi rendszerû személyszállítás, vagy gyakorlati gépjármûvezetõ-oktatás céljából üzemeltet;

• amelyet a betegségmegelõzõ és gyógyító céllal, szociális céllal, az egészségkárosodott, hátrányos helyzetûek segítésére létrehozott alapítvány, közalapítvány, egyesület, köztestület, valamint célszervezet kizárólag súlyosan fogyatékos személyek szállítására üzemeltet;

• amelyet kizárólag az Országos Egészségbiztosítási Pénztár által finanszírozott háziorvosi, házi gyermekorvosi tevékenység érdekében, valamint az Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálat intézetei törvény alapján kizárólag betegségmegelõzõ, gyógyító, egészségkárosodást csökkentõ közegészségügyi, járványügyi és egészségvédelmi alapfeladatának ellátása érdekében üzemeltetnek;

• amelyet a kifizetõ ellenérték fejében adott a magánszemély használatába, feltéve, hogy a használat díjának (például a bérleti díjnak, a lízingdíjnak) a havi mértéke eléri a cégautóadó havi mértékét és a személygépkocsi üzemeltetésének összes költségét és közterheit kizárólag a személygépkocsit használó magánszemély viseli;

• amelyet az átalányadózást alkalmazó egyéni vállalkozó üzemeltet;
• amelyet a vállalkozói jövedelemadózást alkalmazó egyéni vállalkozó üzemeltet, kivéve azon idõszakot, amelyre vonatkozóan az értékcsökkenési leírást, a bérleti díjat költségként számolja el.

A kifizetõ köteles azonban megállapítani, megfizetni és bevallani a cégautóadót azon cégautó után, amelyet – az utolsó három jogcímen fennálló mentességet nem ideértve – nem kizárólag a meghatározott alapfeladatok ellátására használnak, hanem a körülményekbõl megállapítható a személyes használat is. Az alapfeladathoz kapcsolódó kizárólagos használatot igazoló minden dokumentumot (menetlevél, útnyilvántartás) az adó megállapításához való jog elévüléséig a kifizetõnek meg kell õriznie. Ellenkezõ esetben azt kell feltételezni, hogy a cégautóadó megfizetése alól az említett rendelkezések alapján nem mentesült.

Nem kell megállapítani, megfizetni és bevallani a cégautóadót azon személygépkocsi után, amelyet a kifizetõ a hónap egyetlen napján sem üzemeltetett és ez a tény a körülmények alapján egyértelmûen megállapítható. Ilyen körülménynek kell tekinteni különösen a cégautó
tartalékban tartását és üzemképtelenségét mindaddig, amíg az nem kerül forgalomba.
Amennyiben olyan magáncélú használatról van szó, amikor a magánszemély az egyébként a cégautóadó fizetésére kötelezett kifizetõnek térítést fizet, szintén nem kell cégautóadót fizetni, feltéve, hogy ez a térítés legalább a magáncélú használat során futott kilométernek megfelelõen:

• az üzemanyag-fogyasztási norma és az APEH által közzétett üzemanyagár alapján az szja-törvény rendelkezései szerint megállapított, vagy

• a számlák alapján meghatározott üzemanyagköltség és az általános személygépkocsinormaköltség figyelembevételével kiszámított összeg. Az üzemanyagköltség megtérítettnek tekintendõ akkor is, ha a magáncélú használatra jutó üzemanyagra fordított kiadást kizárólag a magánszemély viseli.

V. Abban az esetben, ha a magánszemély más helységben lakik, mint ahol dolgozik, akkor a munkáltató a munkavállaló saját gépjármûvével történõ munkába járásával15 kapcsolatos költségeit megtérítheti, illetve bizonyos esetekben köteles azt megtéríteni. Nem tartozik az adóalapba – azaz gyakorlatilag adómentesen adható – a költségtérítés, ha annak összege nem haladja meg a munkahely és a lakóhely között közforgalmi úton mért távolság figyelembevételével kilométerenként a 9 Ft-ot. Ez az összeg nem tévesztendõ össze az általános személygépkocsi-normaköltséggel, mivel a munkába járás költségtérítése mellett további költségek (például a benzinköltség) nem számolhatóak el. Ez egyben azt jelenti, hogy
a költségtérítés kilométerenként 9 Ft-ot meghaladó része a magánszemély munkaviszonyból származó jövedelmének minõsül.

A munkáltató köteles a kilométerenkénti 9 Ft-os költségtérítés biztosítani abban az esetben, ha
• a munkavállaló állandó vagy ideiglenes lakóhelye és munkahelye között nem közlekedik tömegközlekedési eszköz;
• a munkavállaló munkarendje miatt tömegközlekedési eszközt nem vagy csak hosszú várakozással tudna igénybe venni;
• a munkavállaló mozgáskorlátozottsága miatt nem képes tömegközlekedési eszközzel közlekedni.