Mire kell figyelni a pdf-formátumú számlánál

“Elküldhetem-e a papír alapú számlát e-mailben, pdf-formátumban? Társaságunk online számlázó program használatával pdf-formátumban előállított számláit e-mailben továbbítja partnerei felé. (Nem elektronikus számla!) A vevő nyomtatja ki papírra a pdf-formátumban megküldött számlát. Így a számlán nem szerepel bélyegző, aláírás a kiállító részéről. A hatályos jogszabályoknak megfelelő-e ez a gyakorlat, vagy szükség van az eredeti számla postai eljuttatására?”

Számla minden olyan okirat, amely megfelel az áfatörvény X. fejezetében meghatározott feltételeknek – kezdte válaszát Juhász Tibor. A számlával egy tekintet alá esik minden olyan okirat, amely kétséget kizáróan az adott számlára hivatkozva, annak adattartalmát módosítja és megfelel az áfatörvény 170. §-ában meghatározott feltételeknek.

A Közösség más tagállamában nyilvántartásba vett adóalany esetében számla a termékértékesítéséről, szolgáltatásnyújtásról kibocsátott olyan okirat, amely megfelel a Héa-irányelv 42 226-231. és 238-240. cikkével harmonizáló azon előírásoknak, amelyek abban tagállamban alkalmazandóak, amelyben az adóalanyt nyilvántartásba vették.

Az áfatörvény előírása alapján a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítania kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó illetve a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti.

Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az áfatörvény szerinti tartalmát nem változtatták meg.

A számla „olvashatósága” pedig azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat, illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie. Mindezek a 45/2010 EU irányelv alapjaira épülnek.

Az e kötelezettségekhez kapcsolódó keretszabály értelmében az eredet hitelességére, az adattartalom sértetlenségére és az olvashatóságra vonatkozó követelményeknek bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárással eleget lehet tenni, amely a számla és a termékértékesítés/szolgáltatásnyújtás között megbízható üzleti kapcsolatot biztosít.

Az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételt a számlakibocsátónak és a számlabefogadónak is teljesítenie kell, mely feltételek fennállását a felek egymástól függetlenül is biztosíthatják.

Az áfatörvényben megjelölt üzleti ellenőrzési eljárásmegnevezés széles körű fogalmat takar. Üzleti ellenőrzési eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével, illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz. Az üzleti ellenőrzési eljárás fontos aspektusa, hogy a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik (nem pedig független, önálló dokumentumként kezelik).

Az adóalany az általa választott/kidolgozott üzleti ellenőrzési eljárás során, a saját érdekében számla kibocsátóként és számla befogadóként is elsődlegesen azt ellenőrzi, hogy:

– a számla lényegében megfelelő-e, vagyis, hogy a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e, továbbá, számla befogadóként vizsgálja, hogy
– a számla kibocsátójának ténylegesen a feltüntetett fizetési igénye van-e,
– a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e és hasonlókat annak biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, melyek kiegyenlítésére kötelezett.

A számla papíralapon és elektronikus úton is kibocsátható. Kérdésünkben az elektronikus számláról értekezünk.

Az áfatörvényben meghatározott fogalomnak megfelelően elektronikus számlának minősül minden olyan, az áfatörvényben előírt adatokat tartalmazó számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az elektronikus számlákra is a számlákra vonatkozó általános szabályok vonatkoznak. Tekintettel ugyanakkor arra, hogy az elektronikus számla fogadásának, illetve az eredet hitelessége,, az adattartalom sértetlensége és az olvashatóság biztosításának a termék beszerzője/szolgáltatás igénybevevője részéről technikai feltételei vannak (digitalizálás, archiválás), az elektronikus számlázás tekintetében elengedhetetlen a felek együttműködése.

Ezért az áfatörvény az elektronikus számla kibocsátásának feltételeként továbbra is előírja a számlabefogadó beleegyezését (ami nem csak formális lehet, vagyis megvalósulhat például a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével történő hallgatólagos belegyezés révén is), illetve EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodását.

Az előzőek mellett természetesen figyelemmel kell lenni az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet előírásaira is.

Az áfatörvény két olyan eljárást nevesít, amelyek esetében a törvény erejénél fogva elfogadott, hogy az elektronikus számla eleget tesz a számla eredetének hitelességére, adattartalma sértetlenségére vonatkozó követelményeknek.

– az elektronikus aláírásról szóló törvény rendelkezései szerinti minősített elektronikus aláírással ellátott számla,
– EDI elektronikus adatként létrehozott és továbbított számla.

Az áfatörvényben külön nevesített elektronikus számlák tekintetében a számla kibocsátója és a számla befogadója az áfatörvényben meghatározott követelmények teljesítése érdekében tehát nem köteles üzleti ellenőrzési eljárást végezni. Természetesen az adóalany ilyen esetben is végezhet üzleti ellenőrzési eljárást, különös tekintettel arra, hogy annak lefolytatása (az áfatörvény rendelkezéseitől függetlenül is) az adóalany gazdasági érdekeit szolgálja. Az áfatörvényben nem nevesített elektronikus számlák tekintetében az adattartalom sértetlensége és az eredet hitelessége üzleti ellenőrzési eljárással támasztható alá.

Az áfatörvényben 2013. január 1. óta már nem szerepel, hogy digitális aláírás szükséges az elektronikusan kiállított és átküldött számlákon. Emiatt sokan gondolták azt, így jó magam is, hogy elég, ha lementik az érkező fájlt, és kinyomtatva átadják a könyvelőjüknek, esetleg el is mentik azt az e-mailt, amiben a számla érkezett. Sajnos azonban ezzel még teljesítettünk minden feltételt.

A törvény szerint az ilyen számlát befogadótól továbbra is elvárható, hogy egyértelműen bizonyítsa, az így érkező számla a kiállítás óta nem módosult, és az valóban a kiállítójától származik, így a digitális aláírásnál és az időpecsétnél nincs alkalmasabb eszköz arra, hogy egy pdf eredetét akkor is igazolni lehessen, ha azt többször lemásolták, archiválták.

Azok a kiállítók, akik egy sima pdf-et küldenek, minden felelősséget átterhelnek a befogadóra, aki így kénytelen saját maga elektronikusan aláírni és időpecséttel ellátni a dokumentumot, amit pedig a kiállító sem tud kontrollálni.

A kérdésben a NAV is állást foglalt már. Eszerint valóban bármi lehet e-számla (pdf, e-mail vagy egy faxüzenet is), ha formailag megfelel a számlakiállítás követelményeinek. Ugyanakkor a számla kiállítójának és befogadójának is a NAV által elvárt archiválási szabályoknak kell megfelelnie: a 114/2007. (XII. 29.) GKM-rendelet alapján. Márpedig ebben az szerepel, hogy használni kell az e-aláírást.

Ha csak egy sima pdf-et kap egy társaság, akkor magának kell erről gondoskodnia, különben a NAV ellenőrzés során szankcionálhatják. Az azonban nem ésszerű, és gazdaságos  hogy minden kisvállalkozás  pluszköltséget vállaljon, és önállóan intézze a digitális archívuma aláírását, ezért ha bármelyik szállítójuktól digitális aláírás nélküli e-számlát kapnak, akkor kérjék a dokumentumot papíron is, illetve ha mi küldjük pdf-ben akkor küldjük el papír formátumban is. Sajnálom, hogy erre a következtetésre kellett jutnunk, mert így kevésbé érthető a 2013. évi változás, de egyelőre nem tudok biztonsággal mást válaszolni.

Forrás:adozona